V souladu s Organizačním řádem budou na tuto konferenci všechny šachové oddíly Zlínského kraje nominovat svého delegáta. Výjimkou jsou oddíly s více než 40 členy - Sokol Postoupky, TJ Vlčnov, ŠK Staré Město, Zbrojovka Vsetín, Šachy Hošťálková, ŠK Zlín - Malenovice. Tyto oddíly na konferenci vysílají dva delegáty.
Předsedové všech šachových oddílů nahlásí jména delegátů co nejdříve, nejpozději však do 31. ledna 2019.